O Erro de Escolher um Sistema Desalinhado

Uma ferramenta de gestão só faz sentido se for utilizada de forma consistente. Um sistema inadequado pode se tornar um obstáculo, ao invés de uma solução. Vamos imaginar dois cenários comuns:

1. A empresária que não gosta ou tem dificuldades com tecnologia
   • Ela adquire uma planilha complexa de controle financeiro, cheia de fórmulas e abas interligadas.
   • Resultado? Dificuldade em usar a ferramenta, falta de registros e, eventualmente, abandono do controle.
2. A empresária que gosta de aplicativos e tecnologia
   • Ela precisa de um sistema flexível e intuitivo, que funcione bem no celular.
   • No entanto, acaba optando por um software de gestão robusto, que exige um computador e múltiplos cadastros manuais.
   • Resultado? O sistema se torna um peso, e o controle financeiro fica comprometido.

A escolha da ferramenta deve considerar não apenas as funcionalidades, mas também a facilidade de uso para quem realmente vai operá-la.

Como Escolher a Ferramenta Certa?

Cada negócio tem um momento e uma cultura próprios. Para que o controle financeiro seja eficiente, é essencial escolher uma ferramenta compatível com a realidade da empresa. Aqui estão alguns critérios importantes:

1. O Porte do Negócio
   • Pequenas lojas podem se beneficiar de sistemas simples, como planilhas automatizadas ou aplicativos de controle financeiro.
   • Empresas maiores talvez precisem de um ERP mais robusto, que integre vendas, estoque e fluxo de caixa.
2. O Momento da Empresa
   • Se a empresária ainda está começando a organizar as finanças, um sistema mais simples pode ser o ideal.
   • Negócios em fase de crescimento podem demandar ferramentas mais completas e integradas.
3. O Perfil da Gestora e da Equipe
   • Ferramentas complexas podem ser úteis, mas apenas se forem compatíveis com os conhecimentos e a rotina de quem as usa.
   • Se a equipe da loja já utiliza um tipo específico de aplicativo, por que não adotar um sistema que siga essa lógica?

Facilitando o Processo: Testes e Adaptação

Antes de decidir por uma ferramenta, é importante testá-la e avaliar se ela realmente atende às necessidades da loja. Algumas dicas práticas:

• Testar diferentes opções: Muitas ferramentas oferecem versões gratuitas ou períodos de teste.
• Começar com algo simples: Melhor uma solução básica que funcione do que uma ferramenta sofisticada que ninguém usa.
• Buscar feedback da equipe: Se outras pessoas também vão utilizar o sistema, o envolvimento delas na escolha é essencial.
• Avaliar o suporte: Um bom atendimento ao cliente pode fazer toda a diferença na implementação.

   

A escolha da ferramenta de gestão ideal vai muito além da tecnologia; ela precisa estar alinhada à cultura e ao momento do negócio. Um sistema que não se encaixa na rotina da empresária pode se tornar um obstáculo em vez de uma solução.

Por isso, antes de adotar qualquer ferramenta, avalie sua praticidade, facilidade de uso e compatibilidade com o dia a dia do seu negócio. Um controle financeiro bem-feito não depende apenas do software utilizado, mas da consistência na sua aplicação. Escolha o que faz sentido para você e garanta que o seu negócio esteja sempre no controle.

Seguimos juntos!